Spara pengar på lagring i SharePoint
- 3 hours ago
- 2 min read
Behovet av att planera och konfigurera versionshantering för sin tenant, sina webbplatser och dokumentbibliotek har inte varit uppenbart, då många klarat sig länge på den standardlagring som ingår. Historiskt har lagring SharePoint Online/Teams inte varit ett problem – tills det blir det. I takt med att M365 tas mer i bruk och används av fler så kommer konsekvenser i lagringen om inte versionshanteringen är konfigurerad rätt, och datamängden kommer medföra ökade kostnader. Detta gäller både lagring och backup.
Vi har utvecklat ett helhetserbjudande för att hjälpa kunder spara utrymme och därmed pengar på sin lagring. Det gör vi genom att först analysera situationen på granulär nivå, och sen genomföra en effektiv rensning av överflödig data som döljer sig i versioner. Våra rapporter visar tex vilka filtyper som orsakar mest versionsdata och detaljerad information om vilka dokumentbibliotek som består av mest andel versioner, samt vilka användare som skapar flest versioner. Baserat på analysen och kundens situation/behov inför vi också proaktiva inställningar som minskar mängden onödig data i framtiden. Läs mer om versionshantering längre ned. Vi kan erbjuda rensning på filtypsnivå för att göra riktade insatser där det ger mest effekt, en så kallad djuprensning, där vi kan per filtyp ange hur många versioner vi vill spara.
Med denna information som grund kan vi både utforma en versionshanteringspolicy som är baserad på detaljerad fakta, samt utforma en rensning som ger maximal effekt för att ni ska spara pengar.
Kort bakgrund om versionshantering i SharePoint som kan medföra stora kostnader:
När vi ändrar och sparar filer i SharePoint genereras nya versioner för att kunna möjliggöra versionshantering där användaren kan backa tillbaka till tidigare versioner. En ny version sparas till och med när man ändrar metadata på en fil utan att ändra själva filens innehåll. En fil som är 1Mb stor och vi ändrar metadata på 10 gånger kommer att ta upp 10MB plats i SharePoint för alla versioner.
När vi arbetar med vanliga Officefiler så sparas en ny version av filen lite då och då beroende på vad vi gör i filen. Bara skriva en meningen skapar inte en ny version men andra saker som text att klistra in en bild eller skapa en tabell i word kan göra det. Arbetar man med större filer som tex CAD eller Adobefiler så kan större filer bli ett stort problem och en onödigt dyr kostnad, där vi sett filer som är 50MB i 200 versioner vilet innebär att en enda fil skapar 10 GB data, och därtill finns också ofta en backupfil som dubblar det.
