Undvik strul med fildelning och behörigheter i SharePoint
- Roger Bäck
- 4 days ago
- 2 min read
Microsoft 365 är fantastiskt på många sätt men det finns en del funktionalitet som behöver både konfigureras och utbildas om för att det ska fungera bra och inte orsaka onödiga problem. Två av dessa återkommande problem vi får arbeta med att hjälpa företag med är "synkning av filer" och delningslänkar.
De sista två åren har vi fått hjälpa många företag med att få ordning på hur man ska använda funktionen "Synkronisera" (som vi tycker inte ska användas alls) och "Lägg till genväg i OneDrive" som huvudsakligen används för att kunna använda Utforskaren för att komma åt sina filer, enligt vår erfarenhet. Att göra detta kommer med en del begränsningar och situationer man vill undvika, men det är tyvärr något som många har missat och har använt den felaktigt vilket lett till stora problem för både den enskilda medarbetaren men även dess kollegor. Anledningen att detta problem ökat sista två åren är att användningen och volym av data som hanteras ökar, och därmed ökar problemen, om man inte har gjort rätt från start.
Det som vi den sista tiden också har fått hjälpa kunder är att rätta till fel med behörigheter som har orsakats för att man använder knappen "Kopiera länk" i dokumentbibliotek antingen när man är i Teams eller i SharePoint. En till synes harmlös knapp som många använder för att kopiera en länk till ett dokument som man vill skicka till en kollega. Vad många inte förstår (och inser konsekvenserna av) är att den knappen bryter arv på behörigheterna om man har standardinställning för delningslänkar i en tenant.
Standardinställningarna för tenanten ser ut så här:
På en webbplats kan man dock ändra till denna inställning vilket gör att knappen "Kopiera länk" inte skapar en delningslänk och bryter arvet. Denna inställning kan man också göra på tenantnivå men behöver då göras via PowerShell, och det är något vi rekommenderar att man ska se över att göra.
Vi har dessutom utvecklat en egen knapp för att kunna kopiera en "direktlänk" som vi erbjuder till alla. Denna knapp heter "Kopiera sökväg" och kopierar bara sökvägen till filen eller mappen, oavsett hur delningskonfigurationen ser ut. Kontakta oss så kan vi hjälpa er se till att ni undviker onödiga problem som kostar onödig arbetstid och besvär från både medarbetare och IT-avdelningen.
