Att ha ett definierat arbetssätt i Microsofts samarbetsplattformar var nödvändigt redan innan pandemin kom och tvingade alla att levla upp i sina digitala samarbetsplattformar, oavsett vilken man använde. Pandemin medförde att alla tvingades in i samarbetsplattformar som man inte var förberedd på att ta i bruk. Det arbetar vi fortfarande dagligen med att hjälpa verksamheter lösa i efterhand. Det är nödvändigt att ha ett utarbetat arbetssätt för hur organisationen ska använda Teams, SharePoint och OneDrive (för att välja ut några verktyg i sammanhanget). Det är nödvändigt, därför att om organisationen saknar det så kommer alla arbeta på sina egna sätt och den organisationella effektiviteten i samarbete och kommunikation blir sämre.
Vi har fått ta oss an en hel del uppdrag senaste 18 månaderna där ledarskapet i organisationen har behövt stöd med att reda i detta, för att få en struktur och ett gemensamt arbetssätt. Främst inom de ledande funktionerna i företaget, men även inom företaget i stort.
Det finns lika många sätt att använda dessa plattformar som det finns organisationer, och lämnar man det utan struktur och ledning för medarbetarna riskerar man få oordning och otydlighet i den interna kommunikationen och det interna samarbetet. Det leder till missad information och kommunikation vilket leder till stress och frustration. Saker om inte gynnar den interna effektiviteten. Vi har sett många exempel på: chefer som skriver till sina underställda kollegor på Teams, där kollegorna inte ens vet hur man startar Teams, eller tycker det ”plingar och plongar ”så mycket så de orkar inte med att titta; teams som är skapade av en gruppledare där gruppledaren bjudit in alla i teamet, men inget vet ens om att de ska titta där; Personer som skapat en helt egen ”Gemensam” i sin OneDrive där väldigt mycket av företagets kritiska information ligger, och bjudit in personer efter eget tycke. Det är några exempel där organisationen missgynnas av ett odefinierat arbetssätt i dessa kraftfulla plattformar. Rätt använda är de något som stärker organsationen. Fel använda så får de motsatt effekt.
Börja uppifrån. Utbilda ledning och få ledningen att arbeta rätt och förstå vad man kan göra med dessa tjänster och verktyg så ett gemensamt arbetssätt kan utformas. ”So goes the leader, so goes the culture”. Lägg resurser på det och gör det viktigt. Underskatta inte vikten av att utbilda medarbetarena i hur 1) dessa verktyg och tjänster fungerar 2) hur organisationen valt att använda dem så ni bli bättre tillsammans.
Det finns så mycket mer att säga i detta ämne, men detta är en start. Vi vill använda all vår samlade kompetens och erfarenhet att hjälpa er att lyckas med detta. Här finns massor av möjligheter att arbeta smartare och effektivare tillsammans.
#SharePoint #SharePointOnline #SPO #Microsoft365 #M365 #O365 #Office365 #Microsoft #intranät #intranet #Teams #MicrosoftTeams #OneDrive #Planner