Vi har nyligen avslutat ett lyckat projekt hos en av våra myndigheter med ca 300 anställda, där vi infört Microsoft 365 som arbetssätt med fokus på dokumenthantering och effektivt samarbete, internt och externt. Projektet innebar att ta ett omtag om ett tidigare startat projekt som hade fastnat, vilket innebar att vi analyserade nuläget, föreslog en plan framåt och genomförde den. Det fanns ett stort behov av att strukturera upp samarbete internt och externt med fokus på dokument och dokumenthantering, där data var spritt över flera olika plattformar med en ursprunglig struktur som fallit samman.
Initialt genomförde vi en ordentlig utbildning av hela projektgruppen för att få upp alla på en bra nivå för att skapa goda förutsättningar för att genomföra projektet, då detta hade saknats sen tidigare. Myndigheten hade implementerat Teams i väldigt begränsad omfattning med endast tillgång till möten och chatt, men använde fortfarande Zoom för möten i stor utsträckning.
Därefter utformade vi dokumenthanteringsrutiner med tillhörade struktur för dokumentlagring och metadatahantering som byggde på myndighetens klassificeringsstruktur. Vi skapade en struktur för hur alla samarbetsytor skulle skapas, utformas och hänga ihop för att få ett tydligt ägandeskap på alla Teams och webbplatser som skapades. Därtill implementerade vi också en provisioneringsrutin för nya samarbetsytor i Teams för det fortsatta arbetet inom myndigheten efter projektets avslut. Projektet lade stort fokus på att utbilda och infomera alla medarbetare löpande under hela projektet då detta hade en stor påverkan i hur myndigheten arbetade med dokument och intern kommunikation. Avslutningsvis genomförde vi en migrering från de gamla datakällorna till de nya i Microsoft 365, vilket var ett omfattande arbete då mycket data skulle omstruktureras.
Projeket innefattade följande leverabler:
- Struktur för Teams och SharePoint samt hantering av plattformen, inkl provisionering av samarbetsytor
- Konfiguration och inställningar för Microsoft 365 för säkert och enkelt samarbete
- Rutiner och processer för dokumenthantering inklusive informationssäkerhet
- Utbildning för projektgrupp, medarbetare och supportorganisation
- Användarstöd i form av webbplats, utbildningsvideos, guider och instruktioner
- Supportorganisation för att stödja verksamheten
- Migrering från Windows filserver och Box till Teams och SharePoint
Har ni ett behov av att se över hur ert samarbete och interna kommunikation med hjälp av Microsoft 365 kan förbättras så kontakta oss så ska vi visa vad vi kan göra för er och hur vi har hjälpt andra kunder både inom privat och offentlig sektor.
#SharePoint #SharePointOnline #SPO #Microsoft365 #M365 #O365 #Office365 #dokumenthantering #införande #Microsoft #intranät #intranet #avtalshantering #ledningssystem #powerplatform #powerapps #powerautomate #projekt #projektportal #projektstyrning #projektstöd #projektmodell #rumsbokning #styrelseportal #projekthantering #webparts #bokningssystem #intranätportal #portal #bravero #migrering #migrera